Zatrudnianie nowych pracowników i prowadzenie dokumentacji już nie musi mieć miejsce w firmie. Administracja kadrowa to usługa dla firm, które cenią sobie wysoki standard usług, przy tym oszczędzając, ponieważ nie zatrudniają swojej kadry. Kompleksowa oferta ekspertów administracji kadrowej może nie tylko uniknąć błędów podczas wystawiania faktur, rachunków czy umów, ale podwyższa poziom jakości firmy. Przy prowadzeniu przedsiębiorstwa dużo czasu pochłania prowadzenie dokumentacji oraz składanie wszystkich wymaganych dokumentów w urzędach. Administracja to pełen zakres usług związanych z pracownikami, czyli nazwanej: kadrowej. Nie chcąc poświęcić czas na skrupulatne działania warto chwilę poświęcić przy wyborze firm, które najlepiej prowadzą zaplecze kadrowe.

Jakie obowiązki przyjmuje administracja kadrowa?

Obsługa działu kadr to praca związana z przygotowywaniem i poprawnym prowadzeniem wymaganej dokumentacji, według prawa i przepisów. Do kompleksowych obowiązków administracji kadrowej to zakładanie i bieżące prowadzenie dokumentacji kadrowej, a także akt osobowych zatrudnionych pracowników. Sporządzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników (umowy o pracę, aneksy do umów lub zmiany zatrudnienia i jego warunków). Dodatkowo administracja kadrowa wystawia i zgłasza rejestracje pracowników (zgłasza samych pracowników oraz ich rodziny lub członków do ZUS). Wystawia zaświadczenia pracownikom o wykorzystanych urlopach, ustalanie uprawnień pracowniczych, sporządza plany urlopowe. Więcej informacji znajdziecie na https://bpion.pl/.

Jakie są korzyści z korzystania z usług administracji kadrowej?

Przede wszystkim ekonomia, ponieważ powierzenie zadań administracji kadrowej poza firmą powoduje obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem oraz nieustannych doszkalaniem i uzupełnianiem wiedzy pracowników kadrowych (zmieniające się prawo i przepisy). Drugi ważny aspekt to bezpieczeństwo, a dokładnie przechowywanie danych osobowych i zwiększenie poufności. Przy korzystaniu z usług zewnętrznej firmy podnosi się jakość obsługi i usprawnia się cały proces przekazywania danych.

Warto jeszcze to wziać pod uwagę

Gdy rozważasz przekazanie procesów kadrowych na zewnątrz, warto wziąć pod uwagę poniższe elementy, które istotnie wpływają na efektywność, bezpieczeństwo i rozwój Twojego biznesu:

• Dedykowany model współpracy – wybierz outsourcing częściowy (np. kadry lub płace) lub pełny, dopasowując zakres usług do potrzeb, kompetencji i wielkości firmy.

• Dostęp do wiedzy eksperckiej i aktualnych procedur – współpraca z wyspecjalizowanym partnerem zapewnia, że wszystkie działania odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

• Redukcja kosztów i minimalizacja inwestycji – rezygnacja z budowania wewnętrznego działu HR i eliminacja wydatków związanych z rekrutacją, szkoleniami czy oprogramowaniem pozwala inwestować w kluczowe obszary biznesu.

• Skalowalność – outsourcing łatwo dostosowuje się do zmian w wielkości firmy – od sezonowych wzrostów zatrudnienia po restrukturyzacje — bez konieczności reorganizacji wewnętrznej.

• Bezpieczeństwo danych i formalna ciągłość – zewnętrzni partnerzy często oferują zaawansowane systemy IT i portale samoobsługowe oraz gwarantują płynną obsługę w przypadku urlopów czy zmian kadrowych.

• Możliwość wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów – integracja z platformami HR i kadrowo-płacowymi przyspiesza obieg wniosków i deklaracji (np. urlopy, absencje), zwiększając transparentność i kontrolę.

• Elastyczne wsparcie w sytuacjach kryzysowych – np. wsparcie interimowe lub audyt kadrowo-płacowy, pozwalają zachować płynność operacyjną przy nieoczekiwanych brakach kadry wewnętrznej.

• Rozszerzenie o „miękkie” usługi HR – w zależności od wyboru partnera, możesz objąć outsourcingiem także obszary takie jak rekrutacja, onboarding, szkolenia, ocena wydajności czy zarządzanie talentami.